Bokt community
Tijdens de wedstrijd. Foto: Ponyparadijs
In Bokkers leggen uit komt iedere maand een bokker aan het woord om uitleg te geven over een bepaald onderwerp binnen de paardensport of -houderij. Deze maand vertelt Ponyparadijs over het wedstrijdsecretariaat. Zij doet inmiddels voor het tiende jaar het wedstrijdsecretariaat van Societeit de Vennen. Hier worden dressuurwedstrijden georganiseerd. Ook heeft ze twee jaar lang het springsecretariaat van een andere vereniging gedaan.
Welke taken worden er voorafgaand aan de wedstrijd door het secretariaat gedaan?
Voorafgaand aan de wedstrijd begint alles met het aanvragen van de wedstrijden.
Zo rond juni van het jaar komen wij als buurtverenigingen bijeen om de kalender op elkaar af te stemmen. Bij ons in de buurt zitten veel verenigingen die allemaal wedstrijden organiseren. Om te zorgen dat we niet met zijn allen op het zelfde weekend zitten, plannen we gezamenlijk een kalender.
Rond augustus moeten we onze wedstrijden aanmelden bij de Regio. Deze voegt alle wedstrijden in de regio (in ons geval heel Noord-Holland) samen in een kalender. Rond november gaat deze kalender naar de KNHS en komen de wedstrijden tot april in concept in onze KNHS portaal te staan. Van daaruit moet ik de wedstrijden klaarmaken voor goedkeuring. Dat houdt in dat ik de rubrieken kies en instel wat het startgeld is en wat de prijzen zijn die er te winnen zijn.
Ongeveer een maand of drie voor de wedstrijd zoeken we juryleden. Zes weken voor de wedstrijd gaan bij onze de wedstrijden open voor inschrijving. Vanaf die tijd kijk ik dagelijks op mijn KNHS om inschrijvingen te accepteren. Tijdens het indoor seizoen is de wedstrijd ongeveer vier weken voor de datum vol wat betreft inschrijvingen. Outdoor hebben we gelukkig veel meer startplekken en zijn we eigenlijk nooit vol.
Tien dagen voor de wedstrijd is de sluitingsdatum bij ons. Dat houdt in dat er vanaf die datum niet meer kosteloos kan worden afgemeld. Voor mij is dat ook het teken om de eerste voorlopige startlijst te maken. Dan ga ik ook op zoek naar vrijwilligers die ons de wedstrijd dag helpen. Vrijwilligers om te schrijven bij de jury, om te ringmeesteren en om de kantine te verzorgen.
De week voor de wedstrijd is altijd het drukste, gezien dan de puntjes op de I worden gezet. De startlijst wordt meerdere keren aangepast door wijzigingen, af- en aanmeldingen. Twee dagen voor de wedstrijd plaats ik na 20.00 uur de definitieve startlijst. De wijzigingen die daarna komen hebben geen gevolgen voor de starttijden van andere deelnemers.
Eén dag voor de wedstrijd zorg ik dat alles geprint is: Protocollen, startlijsten, betaallijsten.
En tijdens de wedstrijd?
Op de dag zelf ben ik ongeveer anderhalf uur voor de eerste start aanwezig op het wedstrijd terrein. Ik zorg dat ik mijn spullen klaarleg zodat deelnemers zich aan kunnen melden.
Tijdens de wedstrijd haal ik protocollen op bij de jury, tel deze na en zorg dat ik de prijsuitreikingen kan doen. Dat betekent dus ze op volgorde leggen, waardebonnen schrijven en rozetten klaarleggen.
Tussendoor zorg ik ook dat de juryleden wat te eten en te drinken krijgen. Na het afronden van hun jurering, moet de jury een uitslagenlijst tekenen ter goedkeuring, en worden ze betaald door mij en krijgen ze een bedank cadeautje.
Wat moet er na afloop van de wedstrijd nog gebeuren?
Na afloop van de wedstrijd moet ik zorgen dat de uitslagen naar de KNHS worden gestuurd. Dat gebeurt met het concours programma.
Is er een verschil in taken tussen de verschillende takken van sport?
In grote lijnen werkt een wedstrijd secretariaat altijd het zelfde. Dressuur en springen is min of meer vergelijkbaar. Het grootste verschil met springen is dat je meer vrijwilligers nodig hebt om in het parcours te staan en het parcours op en af te bouwen, maar ook de flexibiliteit. Springen gaat over 3 minuten. Bij dressuur is 1 proef ongeveer 8 minuten. Bij het springen kan je dus een stuk flexibeler zijn wat betreft late bijschrijvingen, maar ook met de volgorde van starten kan je makkelijker flexibel zijn. Zolang de ringmeester aan de jury door geeft wie de baan in gaat, komt het allemaal goed.
Wat betreft een SGW wedstrijd is dat eigenlijk nog een tikkeltje erger. Gezien zij te maken hebben met dressuur, springen en cross. Dat is dus nog wat ingewikkelder.
Wat zijn de grootste frustraties?
Frustraties als secretariaat zijn vooral de ondankbaarheid van sommige mensen. Dat zij niet inzien dat een startlijst maken een enorme puzzel is en dus niet begrijpen dat je soms niet alle verzoeken kan inwilligen.
Maar ook de afmeldingen na de definitieve lijst. Want dat zijn vaak gaten in het programma en dat is vervelend.
Hoe kan je bij het wedstrijdsecretariaat komen?
In mijn geval deden ze van de vereniging een oproep voor een nieuw wedstrijd secretariaat en daar heb ik op gereageerd. Secretariaat is leuk. Meestal dan. Maar ook ontzettend veel werk..
Wat doe je bij afmeldingen of mensen die niet komen opdagen?
Afmeldingen en mensen die niet komen opdagen krijgen een rekening waarbij ze verzocht worden het startgeld alsnog te betalen.
Welke raad zou je mensen die nieuw bij het wedstrijdsecretariaat zijn willen meegeven?
De raad die ik nieuwe wedstrijdsecretariaten wil mee geven is wees flexibel zover het kan. Deelnemers hebben graag dat je probeert om verzoeken in te willigen. Natuurlijk begrijpen de meesten ook wel dat je niet kan toveren en niet alles kan. Maar het idee dat je het probeert werkt ook al.