Sinds een aantal jaar zijn fotomeetings een begrip geworden op Bokt. Een gezellig samenkomen van bokkers juichen wij natuurlijk alleen maar toe, maar momenteel constateren wij als team een groeiende irritatie op dit subforum. Omdat wij niet willen optreden met het verplicht stellen van regels, maar het wel gezellig willen houden voor iedereen, hebben we hieronder het één en ander uitgelicht voor organisatie, fotografen en modellen. Daarnaast vinden jullie onderaan het bericht een voorbeeld van een openingspost (OP) van een fotomeeting.

Naast alle tips en richtlijnen die jullie in de volgende posts kunnen lezen willen we een heel belangrijke tip meegeven: Houd je met elkaar aan de afgesproken regels! Niets is zo frustrerend als dat er iets wordt afgesproken en mensen zich daar vervolgens niet aan houden.

Onderaan dit topic vinden jullie een voorbeeld van een openingspost die gebruikt kan worden als rugsteuntje bij het organiseren van een FotoMeeting. Neem in de openingspost ook een linkje op naar dit topic om voor iedereen duidelijkheid te scheppen.

• Tips en Richtlijnen voor de Organisatie
• Tips en Richtlijnen voor de Fotografen
• Tips en Richtlijnen voor de modellen
• Tips en Richtlijnen voor Locaties
• Voorbeeld van een OpeningsPost

Organisatoren
- Zorg ervoor dat je OP duidelijk is en alle informatie bevat.
Wil jij graag een sprookjesmeeting, met witte paarden en lange manen, of zie je liever alleen maar de typische westernpaarden met ruiter in volledig cowboy/girl kleding? Vermeld dit dan in je OP, geef PRECIES aan wat je zoekt, maak gebruik van een moodboard of voorbeeldfoto's van hoe jij het wil zien op de meeting. Dit voorkomt dat modellen zich aanmelden die niet passen in het concept. Het voorkomt irritatie bij jou als organisator en het voorkomt irritatie bij de fotografen en modellen als blijkt dat de meeting toch niet wordt wat de bedoeling was. Vergeet ook je TAG niet in de openingspost: [FM] Nieuwe regels omtrent titels op FM

- Neem bij voorkeur ook een link naar dit topic op in je openingspost.
Zo is er wat regels en richtlijnen betreft duidelijkheid voor alle deelnemers aan de FotoMeeting.

- Bedenk van te voren wat je wil qua locatie: kies je die zelf of laat je de fotografen en/of modellen kiezen?
Een locatie is misschien wel het belangrijkste. Afhankelijk daarvan kunnen fotografen en modellen zelf beslissen of ze kort of lang moeten reizen en of ze dit ook willen. Wil je met de groep deelnemers een locatie kiezen dan is het aan te raden om al een voorselectie te maken en de keuze te geven uit 2-3 locaties die redelijk bij elkaar liggen. Het maakt nogal verschil of je in Brabant wilt fotograferen of in Friesland. Door dit van tevoren vast te stellen voorkom je een hoop teleurstellingen.

- Bedenk van tevoren hoe je de fotografen wilt selecteren: gaat dit op basis van aanmelding of op basis van loting/selectie op niveau?
Als je zelf de fotografen uitkiest bedenk dan waarop je ze wilt selecteren. Ga je voor naamsbekendheid van de fotografen, of wil je een groep die alle niveaus bevat, of... Vermeld dit in je OP. We adviseren je om je hier ook aan te houden. Natuurlijk zul je altijd fotografen moeten teleurstellen, maar als je dit kan uitleggen aan de hand van je OP dan heb je minder snel kans op irritaties.

- Bedenk van te voren hoe je de modellen wil selecteren: gaat dit op basis van aanmelding of kies je ze zelf of laat je de fotografen de modellen selecteren?
Dit is een belangrijk punt en ook een punt dat vaak voor veel irritatie zorgt in topics. Op basis van aanmelding geeft weinig mogelijkheden tot teleurstellingen, immers wie het eerst komt die het eerst maalt. Kies je zelf de modellen, vermeld dit dan ook duidelijk in je OP. Als je de fotografen laat kiezen kan dit op verschillende manieren. Laat ze een top 6 maken als er 6 modellen mee mogen, of laat ze de modellen punten geven zodat de 6 modellen met de meeste punten mee mogen naar de meeting en de reservemodellen ook op volgorde van punten aan de beurt komen. In het voorbeeld onderaan het bericht kan je hier meer over lezen.

- Bedenk van tevoren hoeveel fotografen je mee wil nemen. Meestal zijn dit er tussen de 6 en 10, maar wanneer je in groepjes werkt kan dit eventueel meer worden. Maar houd er rekening mee dat rij- en losgooifoto’s dan vaak hetzelfde ogen bij de verschillende fotografen.
Het aantal fotografen dat mee gaat is natuurlijk aan jou als organisatie, maar er zijn wel wat punten waar je rekening mee moet houden. Hoe meer fotografen hoe meer verschillende meningen en ook hoe groter de groep wordt. Daarmee loop je kans om het overzicht te verliezen tijdens de voorbereidingen, maar ook op de dag zelf. Met 4 fotografen bij 1 paard staan werkt niet altijd even prettig, om maar een voorbeeld te noemen.

- Bedenk van te voren hoeveel modellen je mee wilt nemen. 8-10 modellen is zeker wel het maximum over het algemeen, omdat de fotografen niet alleen de foto’s maken maar naderhand ook moeten uitzoeken, bewerken, etc
Daar waar de modellen veel werk hebben vóór de meeting, hebben de fotografen meer werk ná de meeting. Omdat de meeste fotografen dit als hobby doen en ook andere privé-verplichtingen hebben is het niet altijd handig om veel modellen te hebben. Het is natuurlijk aan de fotograaf om te bepalen of hij of zij zich opgeeft, maar als je van 6 modellen uitgaat en er blijken er 10 te komen dan kan dat vervelend overkomen. Vermeld dus in je OP hoeveel modellen er uiteindelijk meegaan en houd je daar ook aan.

- Bedenk van tevoren of je wilt werken met een reservelijst voor de fotografen en modellen of niet
Vaak melden zich meer fotografen en modellen aan dan je nodig hebt en sommigen worden dan niet gekozen. Je kunter dan voor kiezen om te werken met een reservelijst. Valt er een fotograaf of model uit, dan kan je dit gat opvullen met de fotograaf of het model wat bovenaan de reservelijst staat. Vermeld duidelijk in je OP of je gaat werken met een reservelijst en hoe. Houd je daar dan ook aan, want als je een reservelijst hebt en je bij afmeldingen de fotomeeting toch afgelast in plaats van gebruik te maken van de reservelijst is dat natuurlijk niet eerlijk en zorgt dat voor irritaties.

- Spreek van tevoren duidelijk af hoe en wat er beslist wordt rondom slecht weer.
Je kan ervoor kiezen om zelf de eindbeslissing te maken, of het juist in overleg te doen met de deelnemers. De keuze is aan jou, maar om teleurstellingen te voorkomen adviseren wij om zelf de eindbeslissing in handen te houden. Niet iedereen is altijd online en het langs elkaar heen praten in een topic kan ervoor zorgen dat je uiteindelijk nog geen beslissing kan maken met elkaar.

- Spreek van tevoren duidelijk af in je OP wat de bedoeling is met betrekking tot nabestellen bij fotografen door de modellen. (gratis / eigen tarief van de fotograaf / etc)
Er is niets zo vervelend als blijkt dat er gratis foto's worden weggegeven terwijl andere fotografen er geld voor vragen. Een ongeschreven regel is een vooraf bepaald aantal foto's die per model worden geleverd in webformaat, voorzien van logo. Of andere foto's gratis of betaald moeten worden kun je zelf bepalen, maar het is wel handig om dit voor alle fotografen op één lijn te leggen. Het tarief van elke fotograaf kan anders zijn, maar je kunt wel afspreken dat er geen gratis foto's worden weggegeven.

- Zorg voor een duidelijk afspreekpunt tijdens de meeting zelf. Er is niets zo vervelend als fotografen of modellen die heel ergens anders staan te wachten (zo is de Veluwe bijvoorbeeld een erg groot terrein )
Dit is belangrijk, want een duidelijk afspreekpunt voorkomt lang wachten op fotografen en modellen die de plek niet kunnen vinden, het uitlopen van de planning en daardoor in de knoei komen met bijvoorbeeld de middagploeg. Daarnaast staat het wel zo netjes naar alle deelnemers als je een duidelijke plek afspreekt: het voorkomt irritatie voordat de meeting begonnen is.

- Wees zelf altijd aanwezig tijdens je eigen georganiseerde fotomeetings
Natuurlijk kun je altijd ziek worden vlak voor de meeting, maar dat zijn uitzonderingen. Het advies is dan wel om voor vervanging te zorgen die de hele planning voor de dag weet.

- Wees alert op wie je uitnodigt om mee te doen/naar de FM te komen. Meer hierover is terug te lezen in dit topic: Hanmar @ [FM] Wees alert op wie deelneemt aan je meeting
We willen jullie op het hart drukken om goed op te letten wie je meeneemt. Zeker als het gaat om bokkers die je niet kent of mensen buiten bokt die je niet kent. Verwachtingen willen wel eens anders liggen wat voor nare ervaringen kan zorgen op de meeting zelf.

Fotografen
- Geef je niet zomaar op voor elke fotomeeting die er is; wees er zeker van dat je die datum niets anders hebt!
Niets is zo vervelend als de bekende afmeldingsgolf vlak voor de datum van de meeting. Natuurlijk kunnen er onverwachte dingen gebeuren waardoor je toch niet meer kunt, maar meld dit dan zo snel mogelijk bij de organisatie. Wees wel eerlijk naar de organisatie toe en geef je niet op voor twee verschillende meetings op dezelfde datum.

- Ben je niet zeker van deelname, overleg dan met de organisator of opgave onder voorbehoud mogelijk is
Natuurlijk kan het voorkomen dat je niet zeker weet of je kunt op een bepaalde datum. Zeker een fotomeeting die ver van tevoren wordt gepland kan soms lastig zijn. Maar stuur de organisatie dan even een pb met de vraag of het mogelijk is om onder voorbehoud je op te geven.

- Zorg ervoor dat je cameraspullen in orde zijn en dat je genoeg geheugen hebt en genoeg accu’s bij je hebt
Apparatuur kan kapot gaan, maar een goede voorbereiding is het halve werk. Zorg er dus voor dat je camera werkt (check dit nog even extra de dag van te voren), je accu's opgeladen zijn en je geheugenkaartjes leeg.

- Zorg voor duidelijke en recente voorbeeldfoto’s of een website (Facebookpagina’s kunnen natuurlijk ook)
Wees eerlijk, niet alleen naar de modellen en organisatie toe, maar ook naar jezelf. Iedereen heeft onderaan moeten beginnen, iedereen is een beginner geweest en dat is niets om je voor te schamen. Presenteer jezelf dan ook niet mooier dan je bent, want dit gaat voor teleurstellingen zorgen. Zorg voor recente en representatieve foto's (dus niet je laatste kiekje met telefoon van je paard toen hij net even maf deed in de wei). Heb je een website of Facebookpagina, vermeld deze dan ook. Dan kunnen modellen alvast wat rondkijken en een indruk van je werk krijgen.

- Zorg ervoor dat je de resultaten binnen een redelijke tijd klaar hebt. Meestal plaatsen fotografen binnen 2/3 dagen 1 of 2 foto’s per model en plaatsen ze binnen 4 weken alle uitgezochte foto’s van elk model op hun website of Facebookpagina of in het topic van de meeting.
Natuurlijk heeft iedereen nog andere verplichtingen, maar modellen zijn nieuwsgierig naar het resultaat, en geef ze eens ongelijk. Plaats bijvoorbeeld van elk model binnen 1-3 dagen een foto in het topic zodat ze in ieder geval al iets hebben om van te genieten. Zorg ervoor dat je de rest van de foto's af hebt binnen de afgesproken termijn. Als modellen weten dat ze uiterlijk 3 of 4 weken moeten wachten is het niet leuk als blijkt dat er dan nog steeds geen foto's zijn.

- Wees op tijd bij de meeting zelf. Er is niets zo vervelend als laatkomers
Vertrek op tijd van huis. houd rekening met vertragingen en het mogelijk moeten zoeken naar de juiste parkeerplaats. Geef je telefoonnummer aan de organisatie en zorg dat je ook een telefoonnummer hebt van de organisator. Op die manier kan je altijd contact opnemen met elkaar.

- Kun je door omstandigheden alsnog niet, meld dit dat zo snel mogelijk aan de TS. Dit voorkomt een hoop verwarring en irritatie van beide partijen
Door omstandigheden kan het altijd gebeuren dat je niet kunt komen, maar meld dit op tijd! Voor de organisatie is het veel werk om last minute nog reservefotografen te contacteren of zelfs te zoeken. Het zorgt voor onnodige irritatie en stress.

- Vergeet niet dat de modellen hun best doen om een schoon dier mee te nemen, en veel niet weten wat mooie composities zijn. Wees dus vriendelijk, leg ze dingen uit of wijs ze hoe het dier het mooiste staat, ligt, zit...
Niet elk model is ervaren en niet elk dier is even makkelijk. Soms heeft een paard of hond z'n dag niet en voor de eigenaar is dat ook erg vervelend. Blijf geduldig en netjes, ga in overleg met de eigenaar en laat het dier bijvoorbeeld even een paar rondjes stappen zodat het daarna misschien wat beter de aandacht erbij kan houden. Als iets niet wil, reageer je dan niet af op het model of de eigenaar. Iedereen kan een keer een slechte dag hebben, jij ook!

Modellen
- Geef je niet zomaar op voor elke fotomeeting die er is. Wees er zeker van dat je die datum niets anders hebt!
Natuurlijk kan er altijd een paard kreupel worden, een hond ziek, of een ander probleem optreden, maar ga je niet lukraak voor allerlei meetings opgeven en je bij de helft weer afmelden. Dit zorgt voor veel irritatie bij deelnemers en stress bij de organisatie.

- Ook voor reservemodellen geldt dat de datum vrijgehouden dient te worden
Zo voorkom je dat er last-minute alles uit de kast getrokken moet worden om uitvallers te vervangen. Je voorkomt hiermee ook teleurstelling bij de modellen en fotografen die op die datum wel kunnen, mocht een meeting onverwachts niet doorgaan door te weinig animo.

- Ben je niet zeker van deelname, overleg dan met de TS of opgave onder voorbehoud mogelijk is
Stuur de organisatie een pb en vraag of het mogelijk is. Soms kan dit, soms niet. Respecteer dit dan ook.

-Als je je opgeeft als model voor een meering, zorg dan voor representatieve en recente foto's van je paard of hond of jezelf.
Het uitkiezen van de modellen gaat over het algemeen op basis van foto's en als blijkt dat een model lang niet meer zo bespierd is als op de foto, of de lange manen gekortwiekt zijn dan is dit niet eerlijk voor de organisatie en fotografen.

- Zorg ervoor dat je model (paard/hond) er op z'n allerbest uitziet.
Was je paard of hond, kam manen en staart goed uit, zorg voor schoon tuig wat netjes past. Wil je zelf ook op de foto? Zorg er dan voor dat je zelf ook representatief bent. Het staat niet alleen mooier op de foto, maar je toont hier ook mee dat je het graag wilt en je er je best voor doet.

- Wees op tijd bij een meeting. Er is niets zo vervelend als laatkomers
Houd rekening met file, vertragingen of een tomtom die toch niet helemaal goed z'n werk doet. Bij paarden heb je ook nog eens te maken met het trailerladen, want je zult altijd zien dat uitgerekend die ochtend het paard niet wil laden. Zorg ervoor dat je een telefoonnummer hebt van de organisatie zodat je kan bellen, maar geef ook jouw telefoonnummer aan de organisatie. Dit voorkomt een hoop onnodige irritatie.

- Kun je door omstandigheden alsnog niet, meld dit dat zo snel mogelijk aan de organisator. Dit voorkomt een hoop verwarring en irritaties van beide partijen
Hoe sneller je meld dat je toch niet kan, hoe makkelijker het voor de organisatie is om een reservemodel te vragen/zoeken.

- Vergeet niet dat de fotografen niet alleen op de dag van de meeting druk zijn met de foto's maar ook nog de dagen/weken erna. Het is dus niet even "snel snel" wat foto's schieten en tadaaa daar is het resultaat
Natuurlijk wil je zo snel mogelijk een foto zien van de shoot, het is tenslotte best spannend en je bent nieuwsgierig. Houd er alleen wel rekening mee dat de fotografen ook andere verplichtingen hebben en het soms even kan duren voor er foto's te zien zijn.

Locaties

Dan willen we ook nog de aandacht vestigen op de locaties die gebruikt worden voor fotomeetings. Helaas zijn er al wat locaties "verboden gebied" vanwege overmatig gebruik als fotolocatie. Het zou zonde zijn als deze lijst nog langer wordt. Om dat te voorkomen hieronder wat aandachtspunten:

Uitzoeken van een locatie:
Niets is mooier dan de locatie van je dromen voor een fotomeeting. Prachtige zee, uitgestrekte zandverstuivingen of bloeiende heide; welke fotograaf heeft deze locaties niet op het verlanglijstje staan?

Door het niet naleven van de geldende regels in natuurgebieden zijn meerdere locaties in Nederland al gesloten voor fotomeetings met paarden of honden. Ontzettend jammer, maar dit had ook voorkomen kunnen worden door simpele kleine oplossingen. Welke dat zijn kun je hieronder lezen.

Toegankelijkheid:
Hoe mooi en geschikt sommige locaties ook zijn, niet overal zijn paarden en honden toegestaan. Houd daar rekening mee en leef deze regels ook na.

Veel stranden hebben strenge voorwaarden voor paarden. Tussen 1 oktober en 1 april mogen op de meeste stranden overdag paarden komen. Tussen 1 april en 1 oktober is dit vaak voor 10.00 uur in de ochtend en na 19.00 uur in de avond. Voor honden kunnen aparte regels gelden! Twijfel je over de toegankelijkheid, zoek dan informatie op internet. De meeste stranden hebben deze informatie op hun site staan. Zo niet, neem dan contact op met de plaatselijke vvv. Vaak weten zij welke regels er gelden op de stranden.

Bossen, zandverstuivingen en heide hebben vaak ruiterpaden waar niet van afgeweken mag worden. Dit is niet zonder reden, want paardenhoeven kunnen een hoop schade aanbrengen. Zorg dus dat je deze regels naleeft en contacteer bijvoorbeeld de plaatselijke boswachter voor toestemming om te fotograferen op een locatie buiten ruiterpaden. Op het overtreden van regels in natuurgebieden staan (stevige) boetes!

Op veel locaties zijn honden wel toegestaan, maar mogen zij niet los lopen. Leef deze regels na, want ze zijn er niet voor niets. Hoe braaf jouw hond misschien ook lijkt, er kan altijd een reden zijn dat er iets misgaat, met mogelijk ernstige gevolgen voor het wild in de natuurgebieden.

Natuurbehoud:
Hoe mooi deze locaties nu zijn, zo mooi horen ze ook te zijn over een paar jaar. Door de groei van het aantal fotomeetings hebben sommige locaties aardig wat te lijden. Ontzettend zonde en uiteraard niet de bedoeling. Maar misschien nog wel het allerbelangrijkste, schade is te voorkomen!

Ga je fotograferen op het strand? Wees dan verstandig en blijf weg uit de kwetsbare duingebieden. Wil je per se een foto in de duinen? Zoek dan een strand waar dit toegestaan is zodat je in ieder geval geen kwetsbare gebieden beschadigt. Fotografeer je liever op een zandverstuiving? Houdt er dan rekening mee dat er veel dieren en planten leven in en rond het zand en dus vertrapt kunnen worden door paarden. Wil je actiefoto’s? Zorg er dan voor dat dit op een klein stukje gebeurt om zoveel mogelijk schade te beperken. Heb je het strand en de zandverstuiving wel gehad en fotografeer jij liever in de bloeiende heide? Wees dan verstandig en laat de bloeiende heide zoveel mogelijk met rust. Heide is zeer teer, en elk jaar hebben de bloemen en planten te lijden onder bezoekers die dwars door de planten heen lopen. Wees slim en zet je model op een paadje tussen de heide. Door te fotograferen vanaf de juiste positie creëer je optisch bedrog waardoor het lijkt alsof het paard toch in de heide staat. Bouw onder geen enkele voorwaarde een paddock in de bloeiende heide: de rennende paarden beschadigen de heide enorm!

Andere bezoekers:
In elk natuurgebied kun je andere bezoekers tegen komen. Veel mensen hebben geen idee wat een fotomeeting is en zijn nieuwsgierig. Het is dan heel makkelijk om een praatje te maken en uit te leggen wat jullie doen tijdens de meeting. Hierdoor ontstaat er sneller begrip van beide partijen en ontstaan er minder snel klachten (bij boswachters of politie). Is het druk op een locatie door mooi weer of een populaire plek (water, heide, etc) wees dan zo beleefd om te overleggen met de andere bezoekers. Vraag bijvoorbeeld of je 30 minuten gebruik mag maken van de waterkant voor de actiefoto’s en maak daarna weer plaats van de andere bezoekers. Het is geven en nemen op openbare locaties. Hoe meer wij rekening houden met de andere bezoekers hoe langer we welkom zijn op een locatie.

Voorbeeld van een OpeningsPost

Titel: [P] 1001 Arabische nachten - Kootwijkerzand- 20 juni

Tekst in OP:

1001 Arabische nachten op Kootwijkerzand

[ img ]


Eerste keer mee naar een fotomeeting?
Lees dan eerst even dit topic door voor je besluit om je op te geven:
[FM] Fotomeetings, de Do's en de Don'ts

Data
De volgende data zijn gekozen. In eerste instantie zal de fotomeeting plaatsvinden op de eerste datum. Is het slecht weer? Dan schuift de meeting door naar de reservedatum.

Het besluit of de meeting wel of niet doorgaat op de datum zal worden genomen door mij, en ik zal dit uiterlijk 1 dag van te voren doen. Het liefste 2 dagen van te voren zodat iedereen ruim op tijd weet of het doorgaat. Maar dit kan ik niet garanderen i.v.m. weersverwachtingen

Datum: 20 juni 2015 (zaterdag)
Reservedatum: 27 juni 2015 (zaterdag)

Thema:
Zoals de titel al aangeeft ben ik op zoek naar 1001 Arabische nachten. Hierbij valt dus te denken aan Arabieren in typisch Arabisch tuig, ruiters verkleed in kleding die daarbij past, veel zandvlakte en een mooie zon erbij. Hieronder vind je wat voorbeelden van wat ik precies bedoel en zoek.

[ img ]


Voldoen jij en je paard hieraan en heb je zin om mee te gaan? Geef je dan op via pb en vul onderstaand lijstje in:

Bokt naam:
Naam:
Kleding: (wat ben je bereid aan te trekken)
Naam paard:
Geslacht:
Bijzonderheden:
(minimaal 2 foto’s van paard en 1 van jezelf)

Modellen:
Opgave kan alleen via pb naar mij met een volledig ingevuld lijstje. Opgave betekent niet automatisch garantie op deelname. Er zullen 6 modellen mee gaan en de fotografen zullen de modellen kiezen door middel van stemmen (punten geven en de 6 modellen met de meeste punten mogen mee). De overige modellen komen op volgorde van puntentelling op een reservelijst te staan en bij afmelding van een model wordt deze plek opgevuld door het eerstvolgende reservemodel.

Fotografen
Er gaan 6 fotografen mee. Omdat ik zelf ook fotografeer betekent dit dat er plek is voor 5 fotografen. Heb je zin om mee te gaan? Geef je dan op via pb en vul onderstaand lijstje volledig in.

Boktnaam:
Naam:
Apparatuur:
Ervaring:
Website/Facebookpagina:

Let op! Opgave is geen garantie voor deelname! Ik kies zelf de fotografen uit en houd hierbij rekening met een gevarieerde groep. De fotografen die niet uitgekozen worden komen op volgorde van aanmelding op een reservelijst. Valt er een fotograaf uit, dan wordt deze plek opgevuld met de eerstvolgende fotograaf op de reservelijst.

Houd rekening met...
- Fotografen geven géén gratis foto's/bestanden weg aan modellen.
- Per model worden er minimaal 4 en maximaal 10 foto's op webformaat geleverd voorzien van een logo.
- Nabestellingen gaan via de betreffende fotograaf. Ik ben niet verantwoordelijk voor eventuele prijsverschillen tussen fotografen en bemiddel hier ook niet in.
- Wees op tijd aanwezig. Niets is zo vervelend als mensen die te laat komen.
- Houd de datum vrij, ook als je op de reservelijst staat!

De geselecteerde modellen en fotografen krijgen de informatie over het verzamelpunt, tijden, etc. allemaal via pb. En allemaal ruim op tijd.